솔직히 고백하자면, 저는 처음 공문을 작성했을 때 기존 문서를 통째로 복사해서 단어만 바꿨습니다. 그렇게 해도 상사한테 퇴짜를 맞았고, 뭐가 문제인지도 잘 몰랐습니다. 지금은 AI를 활용해 초안을 잡고 직접 다듬는 방식으로 바꿨는데, 그 과정에서 배운 것들을 정리해봤습니다.
초안 작성, 막막함을 푸는 첫 번째 열쇠
공문 작성에서 가장 힘든 순간은 아무것도 없는 빈 화면을 마주할 때입니다. 전달하고 싶은 내용은 머릿속에 있는데, 그걸 공식 문서 형식으로 옮기는 일이 생각보다 어렵습니다. 제가 직접 써봤는데, 이 시작 단계에서 AI를 활용하는 것이 가장 효과가 컸습니다.
공문에서 초안(草案)이란 최종 결재 전에 작성하는 1차 문서를 뜻합니다. 완성본이 아니라 내용과 구조를 잡기 위한 밑그림이라고 보면 됩니다. AI에게 초안 작성을 맡길 때 핵심은 목적을 얼마나 구체적으로 입력하느냐입니다. “공문 써줘”가 아니라 “외부 기관에 행사 참여 협조를 요청하는 행정 공문이다. 추진 배경, 행사 일정, 협조 요청 사항 순으로 구성해줘”처럼 구조까지 지정해야 쓸 만한 결과가 나옵니다.
공문의 기본 구성 요소, 즉 문서 구성 체계를 알고 있으면 이 과정이 훨씬 수월해집니다. 문서 구성 체계란 제목, 추진 배경, 주요 내용, 협조 요청 사항, 마무리 문구가 순서대로 배치된 공식 문서의 뼈대를 말합니다. 이 뼈대를 AI에게 먼저 알려주면 엉뚱한 형식의 문서가 나오는 상황을 막을 수 있습니다. 제 경험상 이 순서를 생략하면 AI가 이메일 형식이나 보고서 형식으로 작성하는 경우가 꽤 있었습니다.
AI가 초안을 잡아주면, 저는 그 위에 실제 날짜와 기관명, 담당자 정보를 채워 넣습니다. 골격을 세우는 시간은 AI가, 살을 붙이는 작업은 제가 하는 방식입니다. 이렇게 역할을 나누면 초안 작성 시간이 절반 이하로 줄어드는 것을 실제로 경험했습니다.
AI를 활용한 초안 작성 시 입력해야 할 핵심 정보는 다음과 같습니다.
- 공문 발송 목적 (협조 요청, 자료 제출 요청, 행사 안내 등)
- 수신 대상 (외부 기관, 내부 부서, 관계 기관 등)
- 전달할 주요 내용 (일정, 장소, 협조 사항 등 구체적 사실)
- 원하는 문서 구조 (소제목 순서, 포함할 항목)
- 문체 방향 (공식 행정 문체, 내부 안내문 등)
문체 수정, AI가 진짜 쓸모 있는 순간
제가 실수한 부분이 있었는데, 초기에는 AI가 만들어준 문장을 거의 그대로 썼습니다. 그런데 공문을 받는 기관 담당자한테서 “표현이 좀 어색하다”는 피드백을 받은 적이 있습니다. 돌아보니 AI가 생성한 문장이 실제 행정 문체와 미묘하게 달랐던 것입니다.
공문에서 문체(文體)란 문서에 사용하는 언어의 형식과 스타일을 뜻합니다. 일상 대화체와 달리 감정적인 표현을 배제하고 객관적이며 간결한 표현을 원칙으로 합니다. 예를 들어 “자료를 빨리 보내주세요”는 일상 표현이고, “업무 추진을 위해 관련 자료를 기한 내 제출하여 주시기 바랍니다”가 공문 문체입니다. 이 차이를 AI에게 구체적으로 요청하면 훨씬 정확한 변환이 가능합니다.
AI를 문체 수정 도구로 활용할 때는 이렇게 요청하는 것이 효과적입니다. “다음 문장을 행정 공문 문체로 바꿔줘. 감정 표현은 제거하고, 객관적이고 명확한 문장으로 수정해줘.” 그러면 AI가 문장 구조 자체를 재조정해줍니다. 제 경험상 이 방법을 쓰면 제가 초안을 직접 고치는 것보다 표현이 훨씬 자연스럽게 정리됩니다.
다만 AI가 수정한 문장도 그대로 쓰면 안 됩니다. 수식어, 즉 의미를 꾸며주는 표현이 과하게 들어가는 경우가 있습니다. “적극적인 협조와 관심을 부탁드리며, 본 사업의 성공적인 추진을 위해 귀 기관의 많은 지원을 요청드립니다”처럼 같은 말을 반복하는 패턴이 자주 나옵니다. 이런 부분은 읽으면서 한 번에 잘라내야 합니다. 솔직히 이건 예상 밖이었습니다. AI가 오히려 더 늘여 쓰는 경향이 있다는 것을 직접 써보고 나서야 알았습니다.
행정안전부에서 공개한 행정업무운영 편람(출처: 행정안전부)에 따르면, 공문은 ‘간결성, 명확성, 객관성’을 원칙으로 하며 불필요한 수식 표현을 피하도록 안내하고 있습니다. AI가 만들어준 문장이 이 원칙에 부합하는지 한 번 더 확인하는 습관이 필요한 이유입니다.
보안 주의, 아무도 제대로 알려주지 않는 현실
AI 공문 작성을 이야기할 때 대부분 효율성과 편리함만 강조합니다. 그런데 제가 실제 업무에서 가장 신경 쓰이는 부분은 따로 있었습니다. 바로 정보 보안, 즉 업무 과정에서 다루는 민감한 데이터가 외부로 유출되지 않도록 보호하는 것입니다.
공문에는 기관명, 사업명, 담당자 정보, 예산 규모 같은 내부 정보가 포함되는 경우가 많습니다. 이 내용을 ChatGPT 같은 외부 AI 서비스에 그대로 입력하면, 해당 데이터가 서비스 제공사 서버에 저장될 수 있습니다. 이것은 기관의 보안 정책을 위반할 수 있는 행위입니다. 제 경험상 이 문제를 인지하지 못하고 AI를 쓰는 직장인이 생각보다 많습니다.
개인정보보호법이란 개인 식별 정보를 수집, 저장, 활용할 때 정보 주체의 동의와 보호 절차를 의무화한 법률입니다. 공문에 담당자 이름이나 연락처가 포함되는 경우, 이 정보를 외부 AI에 입력하면 법적으로 문제가 될 수 있습니다. 따라서 AI에게 공문 작성을 요청할 때는 고유 정보를 빼고 ‘[기관명]’, ‘[담당자명]’ 같은 플레이스홀더(placeholder), 즉 실제 값 대신 넣어두는 임시 표기를 사용하는 것이 안전합니다.
실제로 개인정보보호위원회(출처: 개인정보보호위원회)는 AI 서비스 이용 시 개인정보를 직접 입력하지 않도록 권고하고 있습니다. 업무상 AI를 활용하기 전에 소속 기관의 정보 보안 지침을 먼저 확인하는 것이 선행되어야 합니다. 이 부분은 제가 나중에야 알게 된 것인데, 처음부터 알았더라면 더 조심해서 썼을 것입니다.
결국 AI는 공문 작성의 도구이지, 공문의 책임자가 아닙니다. 날짜, 기관명, 사업 내용, 제출 기한 같은 핵심 정보는 반드시 사람이 직접 검토하고 수정해야 합니다. AI가 만든 초안을 그대로 발송하는 것은 탈고, 즉 최종 검토 과정을 생략하는 것과 같습니다. 탈고란 문서를 완성 상태로 확정하기 전에 전체 내용을 점검하는 마지막 단계를 뜻합니다. 이 단계는 어떤 경우에도 생략해서는 안 됩니다.
자주 묻는 질문
Q. ChatGPT로 공문을 쓰면 실제로 시간이 얼마나 줄어드나요?
A. 제 경험으로는 초안 작성 시간이 기존 대비 약 절반 정도 줄었습니다. 특히 처음 형식을 잡는 데 걸리는 시간이 크게 단축됩니다. 다만 수정과 검토 시간은 여전히 필요하므로, 전체 작업 시간이 극적으로 줄어든다기보다는 글쓰기 부담이 줄어드는 효과가 더 큽니다.
Q. AI가 작성한 공문 문체가 실제 행정 문서와 다른 경우가 있나요?
A. 있습니다. AI는 일반적인 공문 스타일을 학습했지만, 기관마다 선호하는 표현 방식이나 내부 문체 기준이 다를 수 있습니다. 행정안전부의 행정업무운영 편람 기준을 참고해 AI 결과물을 직접 다듬는 과정이 반드시 필요합니다.
Q. 회사 내부 정보를 AI에 넣어도 괜찮나요?
A. 원칙적으로 민감한 내부 정보나 개인정보는 외부 AI 서비스에 입력하지 않는 것이 안전합니다. 기관명, 사업명, 예산 정보 등은 플레이스홀더로 대체한 뒤 AI를 활용하고, 나중에 실제 정보를 직접 입력하는 방식을 권장합니다. 소속 기관의 보안 지침을 먼저 확인하는 것이 우선입니다.
Q. 공문 작성에 AI를 처음 쓸 때 가장 중요한 것은 무엇인가요?
A. 목적과 구조를 구체적으로 입력하는 것입니다. “공문 써줘”처럼 막연한 요청보다 “외부 기관에 자료 제출을 요청하는 공문이다. 추진 배경, 제출 기한, 협조 요청 사항을 포함해줘”처럼 세부 조건을 함께 제시해야 실제 업무에 바로 활용할 수 있는 결과가 나옵니다.
Q. AI 공문 초안을 수정할 때 가장 먼저 확인해야 할 부분은 무엇인가요?
A. 날짜, 기관명, 담당자 정보, 제출 기한, 숫자 자료입니다. AI는 이 부분을 임의로 채우거나 비워두는 경우가 많습니다. 내용의 정확성보다 이 핵심 정보의 오류가 실무에서 더 큰 문제를 일으키는 경우가 많으므로, 수정 시 이 항목부터 점검하는 것이 좋습니다.
공문 작성이 어렵다고 느끼는 분이라면, AI를 활용하되 보조 도구로만 사용하는 선을 지키는 것이 중요합니다. 초안은 AI가 잡아주되, 정보의 정확성과 문체의 적합성은 반드시 직접 검토해야 합니다. 저는 이 방식으로 바꾼 뒤 공문 작성 자체에 대한 부담이 많이 줄었고, 내용을 구성하는 데 더 집중할 수 있게 됐습니다. 처음 한두 번만 이 흐름을 경험해보면, 이후에는 AI와 협업하는 감각이 자연스럽게 생깁니다.
참고: OpenAI ChatGPT 도움말 센터 https://help.openai.com
Anthropic Claude 공식 홈페이지 https://www.anthropic.com/claude
행정안전부 행정업무운영 편람 https://www.mois.go.kr
개인정보보호위원회 https://www.pipc.go.kr
Microsoft Work Trend Index https://www.microsoft.com/worklab